DUPLICITY BIBLIOGRAFICKÝCH ZÁZNAMOV V BÁZE PRODUKČNÁ

DUPLICITY BIBLIOGRAFICKÝCH ZÁZNAMOV V BÁZE PRODUKČNÁ_01

Spoločná databáza Produkčná_01 obsahuje bibliografické záznamy o monografických publikáciách, o seriálových publikáciách a o článkoch. BIB záznamy pochádzajú jednak z konverzie rôznych katalógov participujúcich knižníc, jednak ako nový prírastok dokumentov od 1. januára 2005. Po konverziách lokálnych katalógov v dôsledku prijímania knižníc do projektu KIS3G sa v databáze začali vyskytovať duplicitné, ba až multiplicitné BIB záznamy s vlastnými holdingami a záznamami o exemplároch danej knižnice. Vzhľadom k tomu, že do súčasnosti nie je aplikovaný spoľahlivý nástroj na zamedzenie pridávania už existujúcich BIB záznamov do databázy, je nutné riešiť problematiku výskytu duplicitných, resp. multiplicitných BIB záznamov prostriedkami, ktoré ponúka systém Virtua.

Navrhované riešenie plne zodpovedá materiálu Záväzné zásady spracovania dokumentov v systéme Virtua, ktorý definuje princíp existencie jediného bibliografického záznamu, ku ktorému sa postupne priväzujú holdingy a exempláre jednotlivých knižníc.

Tento materiál si kladie za cieľ podať návod na riešenie vzniknutej situácie pre publikácie na monografickej úrovni. Problematiku riešenia duplicitných záznamov o článkoch rieši Slovenská národná knižnica, pracovisko Národného bibliografického ústavu (Mgr. Ľ. Rohoňová).

Materiál poskytuje pokyny, ako postupovať pri prelinkovaní holdingových záznamov a záznamov o exemplároch viacerých knižníc k jedinému BIB záznamu tak, aby sa zachovala základná filozofia fungovania databázy – t.j. jediný BIB záznam a k nemu pripojené holdingové záznamy a záznamy o exemplároch všetkých participujúcich knižníc.

I. Základné východiská:

1. výskyt viacerých BIB záznamov – napr. SNK, SPK, VTHK.

V takomto prípade budeme za nosný BIB záznam považovať záznam, ktorý vytvorila SNK. K tomuto záznamu sa pripoja holdingy všetkých knižníc spolu so záznamami o exemplároch.

Do BIB záznamu SNK skopíruje z ostatných záznamov také polia, ktoré majú závažnú informačnú hodnotu (napr. anotácia, regionálne informácie a pod.). Po takejto úprave sa BIB záznam uloží do databázy. Ostatné BIB záznamy sa po prelinkovaní holdingu z databázy vymažú.

Zodpovednosť: SNK

2. výskyt viacerých BIB záznamov – napr. SPK, VTHK

V prípade, ak neexistuje BIB záznam vytvorený SNK, operáciu prepájania holdingov a exemplárov k jednému záznamu vykoná tá knižnica, ktorej BIB záznam má nižšie systémové číslo (BiBID). Obsah BIB záznamu sa upraví podľa potreby – doplnia sa informačne hodnotné polia – a dokončí sa operácia prelinkovania holdingu.

Zodpovednosť: participujúce knižnice KIS3G

II. Pripájanie holdingov a nových prírastkov k BIB záznamom, ktoré sú duplicitné

V prípade, ak knižnica získa exemplár dokumentu, o ktorom existuje viac BIB záznamov a potrebuje vytvoriť holdingový záznam a záznam o exemplári, treba postupovať takto:

výskyt viacerých BIB záznamov – napr. SNK, SPK, VTHK:

Knižnica vytvorí holding a exemplár k záznamu SNK.

Poznámka.: ak daná knižnica nájde svoj vlastný BIB záznam s vytvoreným holdingom a starším exemplárom, pripojí exemplár k tomuto holdingu a okamžite oznámi SNK BiBID duplicitného, resp. multiplicitných záznamov na prelinkovanie holdingov a zrušenie duplicitných BIB záznamov.

výskyt viacerých BIB záznamov – napr. SPK, VTHK

Knižnica vytvorí holding a exemplár k BIB záznamu, ktoré má nižšie systémové číslo (BiBID).

Poznámka.: ak daná knižnica nájde svoj vlastný BIB záznam s vytvoreným holdingom a starším exemplárom a systémové číslo jej BIB záznamu je vyššie, pripojí exemplár k svojmu holdingu a okamžite oznámi knižnici, ktorej systémové číslo BIB záznamu je nižšie BiBID duplicitného, resp. multiplicitných záznamov na prelinkovanie holdingov a zrušenie duplicitných BIB záznamov.

III. Informácie o duplicitných bibliografických záznamoch

V prípade konkrétnej požiadavky na prelinkovanie holdingového záznamu a exemplárov konkrétnej knižnice je potrebné sa obrátiť na tú knižnicu, ktorá operáciu prelinkovania vykoná (pozri čl. I.). Danej knižnici je potrebné oznámiť systémové čísla duplicitných bibliografických záznamov na korektné zvládnutie operácie.

Príkladom takejto spolupráce sú napr. zoznamy systémových čísel BIB záznamov zo Slovenskej pedagogickej knižnice v Bratislave. Táto knižnica pravidelne zasiela zoznamy duplicitných systémových čísel Slovenskej národnej knižnici, ktorá operáciu prelinkovania vykoná.

V PRÍPADE AKÝCHKOĽVEK PROBLÉMOV SA KONTAKTUJTE NA:

Mgr. Jarmila Majerová

Slovenská národná knižnica

majerova@snk.sk

tel.: 043/4134773

PREPÁJANIE HOLDINGOVÝCH ZÁZNAMOV A ZÁZNAMOV O EXEMPLÁROCH K JEDINÉMU BIB ZÁZNAMU

PRACOVNÝ POSTUP

Otvorte BIB záznam v Editore MARC, ku ktorému chcete pripojiť holding a exempláre
V poli 001 skopírujte systémové číslo (t.j. vymodrite ho aj s prefixom vtls a stlačte Ctrl+C)
Otvorte holdingový záznam v Editore MARC, ktorý chcete pripojiť k BIB záznamu v kroku 1.
Do poľa 004 holdingového záznamu vložte skopírované systémové číslo z BIB záznamu (t.j. vymažte sysno, ktoré je tam uvedené a stlačte Ctrl+V).
Takto upravený holdingový záznam uložte do databázy.
Prenos závažných informácií (t.j. polí) do BIB záznamu, ktorý bude figurovať ako platný a jeho uloženie do databázy. (ÚPRAVA POĽA 008 A 040)
Overte správnosť operácie: nájdite BIB záznam, ku ktorému ste pripojili holding a zistite, či sa údaje o holdingu a exemplároch preniesli k novému BIB záznamu. Pred overením stlačte v záložke Holdingy tlačidlo Obnoviť.
Po overení správnosti operácie sa vymaže BIB záznam, ktorý pôvodne vytvorila iná knižnica a ktorý sa kvalifikuje ako neplatný.